Uiterlijk 3 maanden na de einddatum van het project dient de penvoerder een verzoek tot subsidievaststelling of eindafrekening in. Het is handig eerst uw contactpersoon te bellen. We vragen OP Oost adviseur Mirna Mustacevic naar het hoe en waarom.
Waarvoor dient het verzoek tot vaststelling?
Met dit verzoek geeft de penvoerder, namens de projectpartners, aan dat het project is afgerond. Het is voor ons een belangrijk moment om vast te stellen of het project inhoudelijk is gerealiseerd en of de projectkosten (over de hele projectperiode) subsidiabel zijn. Op basis hiervan maken wij de eindafrekening en vindt, als alles in orde is, de uitbetaling van de resterende subsidie plaats.
Waarom moet je altijd eerst contact opnemen met OP Oost?
Voor de penvoerder is dit belangrijk omdat hij/zij dan van ons begeleiding krijgt bij het opstellen van de eindafrekening, zowel inhoudelijk als financieel. Hij/zij krijgt dan bijvoorbeeld meer informatie over eerder ingediende en goedgekeurde kosten of actiepunten zoals bijvoorbeeld een herberekening van het uurtarief. Wij kunnen de aanvrager ook helpen bij de uiteindelijke indiening in het webportaal. Ook de accountant ontvangt van ons project-specifieke aandachtspunten per projectpartner die hij controleert. Deze aandachtspunten moet hij/zij meenemen bij zijn selectie van de te controleren projectkosten.
Waaruit bestaat het verzoek tot vaststelling?
In het verzoek tot vaststelling geeft de penvoerder aan welke activiteiten in de hele projectperiode hebben plaatsgevonden, welke kosten in de laatste periode gemaakt en kosten die nog niet eerder zijn gedeclareerd. Bij de vaststelling hoort ook een rapport van bevindingen van de accountant. Dit rapport gaat over álle kosten van de hele projectperiode. Omdat het verzoek binnen drie maanden na einddatum moet zijn ingediend, is het wel belangrijk dat de accountant tijdig wordt ingeschakeld.
Wat gebeurt er als er geen vaststellingsverzoek wordt ingediend?
Dan gaan we over tot vaststelling op basis van de beschikbare informatie. Dit kan leiden tot een lagere vaststelling, of tot vaststelling op nul en soms tot terugbetaling van de al ontvangen subsidie. Ook als de aanvrager op basis van eerder verstrekte voorschotten al het maximale subsidiebedrag heeft ontvangen moet dus een vaststellingsverzoek worden ingediend.
Waar moet het verzoek ingediend worden?
Dit gebeurt via het EFRO-webportaal. Onder ‘rapporteren staat de knop ‘verzoek tot vaststelling indienen’.
Heb je nog een tip?
Naast het financiële gedeelte is inhoudelijk verslag minstens zo belangrijk. Dit verslag wordt opgesteld aan de hand van de bijbehorende vragen in het webportaal die verschillen per regeling. De penvoerder kan hiervoor al direct na de einddatum het initiatief nemen.
Kijk voor meer informatie ook even op de website bij het tabblad eindrapportage.
